“ตกลงระบบ e-Tax invoice & e-Receipt จะมาเมื่อไร”  ผมมักจะได้ยินคำถามเหล่านี้เสมอ ๆ เวลาไปบรรยายหรือเสวนาในงานต่าง ๆ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วคำตอบที่ผมตอบกลับไปก็คือ “มาแล้ว แต่ปัญหาคือธุรกิจเราพร้อมใช้หรือยังต่างหาก”

เหตุผลที่ผมตอบคำถามกลับไปแบบนี้ เพราะกฎหมายได้กำหนดให้ e-Tax invoice & e-Receipt เป็นอีกหนึ่ง “ทางเลือก” ในการออกใบกำกับภาษีของธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจากเดิมที่เคยออกในรูปแบบของกระดาษ 

สำหรับคนที่อ่านมาถึงตรงนี้แล้วอาจจะรู้สึกงงๆ ว่าตกลงมันคืออะไรยังไงแบบไหน ผมขอสรุปให้ฟังสั้นๆ แบบนี้ละกันครับว่า ระบบ e-Tax invoice & e-Receipt หรือ “ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์”  คือระบบที่ไห้ธุรกิจสามารถออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์และเก็บข้อมูลในรูปแบบออนไลน์ โดยที่ไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป

และจากประโยคสั้น ๆ ขั้นต้นนี้นี่เอง หลายคนเริ่มจะมองต่างกันระหว่าง “นี่คือโอกาสที่จะลดต้นทุนการใช้กระดาษของธุรกิจ” หรือ “แย่แล้ว นี่คือวิกฤตที่วุ่นวายจนเราต้องเปลี่ยนระบบอีกแล้วเหรอ”

โอกาส หรือ วิกฤต อยู่ที่อะไร?

แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าธุรกิจจะมองว่ามันคือ โอกาส หรือ วิกฤต แต่คำตอบที่เราต้องใส่ใจจริง ๆ คือ ต้นทุน” ที่เกิดขึ้นครับ ซึ่งอยากให้มองใน 2 ประเด็นที่สำคัญ คือ

  1. หากวันหนึ่งระบบ E-TAX Invoice ถูกบังคับใช้โดยกฎหมายขึ้นมาจริง ๆ หรือถูกบังคับให้กลาย ๆ จากคู่ค้าหรือลูกค้าของเรา ธุรกิจของเราพร้อมเปลี่ยนแปลงหรือยัง?
  2. ต้นทุนในการเปลี่ยนแปลงมาใช้ระบบใหม่ เทียบกับ ต้นทุนที่ลดลงด้านการทำงานซ้ำซ้อนต่างๆ เช่น ต้นทุนกระดาษที่หายไป ค่าใช้จ่ายในการติดต่อลูกค้า ค่าใช้จ่ายพนักงานที่ต้องมาจัดทำรายงานหรือจัดส่งข้อมูลให้กับสรรพากรแล้ว เมื่อเปรียบเทียบกันแล้วแบบไหนคุ้มค่ากว่า 

จากประสบการณ์ของการอยู่ในแวดวงบัญชีมาหลักสิบปี ผมพบข้อเท็จจริงเรื่องหนึ่งว่า สิ่งที่ธุรกิจผิดพลาดที่สุด คือ การลืมประเมินต้นทุนเพื่อเปรียบเทียบสิ่งที่ตัวเองได้รับแต่มักจะใช้ความรู้สึกในการตัดสินใจแทน

ดังนั้นจึงอยากบอกว่า สุดท้ายแล้ว วิกฤต หรือ โอกาส มันอยู่ที่การตัดสินใจและมุมมองของเราที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงด้วยหลักเหตุและผลมากกว่าสิ่งที่เรารู้สึกครับ

ถ้าอยากใช้ระบบ E-TAX invoice ควรประเมินค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?

ก่อนอื่นลำดับแรกเลย ผมคิดว่าธุรกิจต้องประเมินสิ่งที่ตัวเองได้รับหากมีการใช้ระบบ นั่นคือ ต้นทุนที่ประหยัดได้ เช่น กระดาษ พนักงาน ต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร และค่าใช้จ่ายบริหารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องว่า ต้นทุนเหล่านี้มีจำนวนที่ลดลงมากหรือน้อยแค่ไหน

หลังจากนั้นสิ่งที่ต้องประเมินในมุมของต้นทุนที่เพิ่มขึ้นในอีก 3 ประเด็น คือ นั่นคือ

  1. ระบบบัญชีที่เราใช้งานอยู่เป็นแบบไหน เหมาะสำหรับการเพิ่มหรืออัพเกรดไปเป็น E-TAX Invoice หรือเปล่า ซึ่งตรงนี้ต้องปรึกษากับทางผู้ให้บริการซอฟท์แวร์บัญชี แต่ถ้าหากธุรกิจใช้ระบบ ERP อยู่แล้ว โดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจเอนเทอร์ไพรส์ที่ใช้ SAP หรือระบบอื่นๆ แอบกระซิบบอกนิดนึงครับว่า สามารถเปลี่ยนได้ง่ายแบบที่จะไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเลยล่ะครับ ซึ่งตรงนี้คือต้นทุนแรกในการเปลี่ยนเพื่อให้ระบบสามารถออกเอกสารที่เป็น E-TAX Invoice และจัดเก็บในรูปแบบออนไลน์ได้ครับ ดังนั้นใครมีต้นทุนระบบเดิมดี ค่าใช้จ่ายตรงนี้ก็จะไม่แพงนักครับ
  2. ต้นทุนในการส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากร เนื่องจากการเปลี่ยนระบบเป็นออนไลน์แล้ว จะต้องมีการส่งข้อมูลให้กับสรรพากรผ่านระบบอิเล็กทรอนิคส์ด้วยครับ โดยมีวิธีมากมายตั้งแต่ Host To Host  (ส่งให้สรรพากรโดยตรงในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมากตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนดไว้) ใช้บริการของ Service Provider ที่สรรพากรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับรอง และ สุดท้าย คือ ส่งข้อมูลให้กับสรรพากรด้วยตัวเอง (Upload File ผ่านระบบของกรมสรรพากร) ซึ่งค่าใช้จ่ายตรงนี้จะมากหรือน้อยนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการในแต่ละเดือนของเรานั่นเองครับ 
  3. ต้นทุนในการเก็บรักษาเอกสารออนไลน์ อันนี้เป็นอีกเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันครับ เพราะทุกอย่างควรจะมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ให้สามารถตรวจสอบได้หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม และมีการเก็บในรูปแบบที่ปลอดภัย ไว้ใจได้ว่าไม่หลุดรอดแน่นอน ซึ่งตรงนี้ก็เป็นอีกต้นทุนหนึ่งที่ต้องใส่ใจครับ 

ดังนั้น โดยสรุปแล้ว หากเรามองว่าการเปลี่ยนมาใช้ระบบ E-TAX Invoice นั้นจะช่วยประหยัดต้นทุนได้มากขึ้นในอนาคต แบบนี้ก็น่าจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ง่ายขึ้น จริงไหมครับ...

ธุรกิจที่ควรเปลี่ยนเป็นระบบ E-TAX Invoice ในตอนนี้

เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนมากขึ้น ผมลองยกตัวอย่างกลุ่มธุรกิจที่เหมาะกับระบบ E-TAX invoice ในช่วงเวลาแบบนี้ มาให้พิจารณากันครับ โดยถ้าหากธุรกิจไหนมีคุณสมบัติแบบนี้ น่าจะเริ่มต้นลองพิจารณาการเปลี่ยนมาใช้ได้แล้วล่ะครับ

  1. มีระบบที่พร้อมรองรับการเปลี่ยนแปลงเป็นทุนเดิม เช่น มีการใช้ระบบ ERP อยู่แล้ว เพราะการเชื่อมต่อไประบบ E-TAX Invoice จะทำได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น เรียกได้ว่าสะดวกแบบไร้รอยต่อกันเลยทีเดียว 
  2. รายการ Transaction ที่ออกใบกำกับภาษีมีจำนวนมากเพียงพอ โดยปกติแล้วควรจะมีอย่างน้อยประมาณ 500 รายการต่อเดือนขึ้นไปครับ ซึ่งตรงนี้จะทำให้การใช้งานระบบได้อย่างคุ้มค่าต่อการลงทุน รวมถึงประหยัดต้นทุนในส่วนของกระดาษได้อย่างชัดเจนครับ 
  3. ธุรกิจมีแพลนหรือมีเงินในการลงทุนเพียงพอ เนื่องจากต้องมีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ หรือ พัฒนาและดูแลเพิ่มเติม เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ครับ

ดังนั้น อีกตัวแปรหนึ่งที่ถือว่าเป็นตัวช่วยสำคัญในการเปลี่ยนแปลง คือ ทีมพัฒนาระบบ หรือ Service Provider ที่น่าเชื่อถือ นั่นเองครับ ซึ่งเราควรมองหาทีมพัฒนาที่มีประสบการณ์เพียงพอในการเปลี่ยนแปลงระบบ มีคำปรึกษาที่เหมาะสมของทีมงานที่เชี่ยวชาญเฉพาะทาง และรูปแบบการใช้งานที่ตรงใจกับเรานั่นเองครับ

แล้วจะหาใครดีล่ะ? หลายคนเมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ คงมีคำถามนี้ตามมาใช่ไหมล่ะครับ ถ้าให้พูดตรง ๆ ก็คือ หาผู้ให้บริการที่เราปรึกษาแล้วตรงใจ รวมถึงมีความน่าเชื่อถือเพียงพอที่จะมาช่วยเปลี่ยนแปลงระบบให้กับเรานั่นเองครับ

ถ้าใครต้องการที่ปรึกษาที่จะช่วยดูแลระบบนี้ให้ สามารถเข้าไปปรึกษากับทาง EZTax by I AM Consulting ซึ่งเป็นผู้ให้บริการ (Service Provider) ที่ได้รับการรับรองจาก ETDA ซึ่งเป็นผู้พัฒนาระบบหลังบ้าน อย่าง SAP ERP และระบบ Content Management ให้กับกลุ่มองค์กรเอนเทอร์ไพรส์ มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบเหล่านี้ให้กับลูกค้ามาแล้วเป็นจำนวนมาก

ซึ่งจากประสบการณ์ที่ว่ามานี้  ทำให้มั่นใจว่า ทีมที่ปรึกษาของบริษัทไม่ได้มีความสามารถทางเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยออกแบบและปรับเปลี่ยนระบบการทำงาน หรือ workflow ให้สอดคล้องไปกับการทำงานของลูกค้าในแต่ละองค์กรได้อีกด้วยครับ

นอกจากนั้น เรื่องความปลอดภัยข้อมูล ทางบริษัทเองฝากมาบอกว่า ฝากข้อมูลอยู่กับทาง I AM Consulting แล้ว ไม่ต้องกลัวหาย เพราะมีมาตรฐาน ISO/IEC 27001 รองรับ และข้อมูลก็ยังถูกจัดเก็บบนคลาวด์ระดับโลก ไม่ต้องกลัวโดนแฮ็ก ปลอดภัยแน่นอน

สอบถาม และดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.iamconsulting.co.th

บทความนี้เป็น Advertorial