เรื่อง "การจัดการเอกสาร" ถือเป็นอีกหนึ่งในปัญหาของคนทำธุรกิจ ถึงกับมีใครบางคนเคยบ่นเบาๆเอาไว้ว่า “การเริ่มต้นธุรกิจนั้นไม่ยากเท่ากับการจัดการเอกสารต่างๆให้เรียบร้อย” และเหตุผลที่เขาบ่นแบบนั้น ก็เพราะว่าเรื่องของเอกสารนั้นเป็นสิ่งสำคัญต่อธุรกิจยังไงล่ะครับ

บทความของภาษีธุรกิจในวันนี้ เลยตั้งใจมาปูพื้นฐานความรู้กันแบบสั้นๆง่ายๆกันว่า เอกสารที่สำคัญต่อธุรกิจนั้นมีอะไรบ้าง และแต่ละประเภทนั้นมีไว้เพื่อใช้งานอะไรบ้าง เอาล่ะคร้าบบบ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลามาดูกันเลยดีกว่าครับว่า 5 เอกสารการเงินที่เราทุกคนต้องรู้จักนั้น มันมีอะไรบ้าง!!!

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่ธุรกิจต้องออกให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าได้พิจารณาราคาที่เสนอไปก่อนที่จะตัดสินใจสั่งซื้อสินค้าจากทางเรา และถ้าหากลูกค้าตัดสินใจสั่งซื้อก็จะเซ็นใบเสนอราคานี้กลับมาเพื่อบอกเราว่า “โอเคจ้า ตกลง” นั่นเองครับ

สำหรับผมเอง ผมมองว่าใบเสนอราคาที่ดี ควรจะมีองค์ประกอบ 2 อย่างที่สำคัญ นั่นคือ “เงื่อนไขที่ชัดเจน” และ “ลายเซ็นอนุมัติซื้อ” ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้คร้าบ

เงื่อนไขที่ชัดเจน : รายละเอียดสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆในการจัดส่ง ระยะเวลาที่ให้เครดิต รวมถึงข้อจำกัดต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการขาย ข้อมูลส่วนนี้ “จำเป็น” ที่จะต้องทำให้ชัดเจนตั้งแต่แรกครับ

ลายเซ็นอนุมัติซื้อ : รายละเอียดตรงนี้จะทำให้ผู้ซื้อหรือลูกค้าสามารถลงชื่อเพื่ออนุมัติได้ทันที เพื่อปิดรายการขายในอึดใจไม่ต้องส่งกันไปส่งกันมาอีกหลายรอบครับ

2. ใบส่งของ (Delivery Order)

อันนี้ก็ตามชื่อ ใบส่งของ เลยครับ เพราะเป็นเอกสารที่ออกเพื่อให้ลูกค้ารู้ว่า ของได้ทำการส่งถึงมือเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งรายละเอียดที่ใบส่งของจะขาดไม่ได้ คือ ลายเซ็นของลูกค้าพร้อมกับวันที่ที่ได้รับสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานว่าเข้าใจตรงกันและถูกต้องเรียบร้อยตามที่ได้สั่งไว้ครับ

3. ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

เคยได้ยินคำว่า “วางบิล” เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้ากันไหมครับ นั่นแหละคร้าบ การวางบิลก็ต้องใช้เอกสารยืนยันที่เรียกว่า ใบวางบิล หรือ ใบแจ้งหนี้ (แล้วแต่ธุรกิจนะครับ บางที่ใช้ทั้ง 2 ใบ บางที่ใช้ใบเดียว) ที่เราเป็นผู้ออกให้กับลูกค้านั่นเอง เพื่อที่ลูกค้าจะได้นำเอกสารใบนี้ไปเป็นหลักฐานในการทำรายการจ่ายเงินให้เราครับ

4. ใบกำกับภาษี (TAX Invoice)

เอกสารฉบับนี้ ถือเป็นเอกสารสำคัญสำหรับคนที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มครับ ซึ่งต้องขอย้ำไว้เลยว่า ถ้าธุรกิจของเราไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เราไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีนะครับ โดยเอกสารฉบับนี้มีความจำเป็นสำหรับผู้ซื้อที่ต้องการใช้ใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานเพื่อนำ “ภาษีซื้อ” และผู้ขายที่ต้องนำ “ภาษีขาย” ไปใช้เพื่อประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ. 30 ให้กับพี่ๆสรรพากรครับ

5. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

เอกสารสุดท้ายในบทความนี้ คือ "ใบเสร็จรับเงิน" หรือ เอกสารที่แสดงความสิ้นสุดรายการซื้อขายกับลูกค้า เพราะเป็นหลักฐานที่เราออกให้กับลูกค้าเพื่อบอกสั้นๆว่า “เก็บเงินได้แล้วจ้า” และจบรายการธุรกิจที่มีระหว่างกันสักทีครับ

เอกสารทั้งหมด 5 รายการนี้ เป็นเอกสารที่สำคัญที่ควรรู้ในการทำธุรกิจ เพราะเป็นส่วนที่จำเป็นที่จะช่วยให้เราจัดการเอกสารต่างๆได้อย่างถูกต้องและไม่มีปัญหาตามมา ทั้งเรื่องทางภาษี และเรื่องบัญชีของธุรกิจก็ถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันครับ

ถ้าใครยังไม่เข้าใจหรือไม่รู้จักกับเอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ และคิดว่ายุ่งยากในการจัดการ ผมขอแนะนำให้ลองใช้งานระบบบัญชีสำหรับธุรกิจง่ายๆ กับทาง FlowAccount ซึ่งเป็น Application ที่มีไว้ใช้งานด้านเอกสาร และการจัดการด้านบัญชีที่ทั้งง่ายและฟรีอีกต่างหากครับ ถ้าหากใครสนใจก็ไปดูได้ที่เว็บไซต์ Flowaccount.com ได้เลยคร้าบ

สุดท้ายนี้ขอฝากเอาไว้สั้นๆ ครับว่า ไม่ว่าเราจะทำธุรกิจแบบไหนก็ตาม สิ่งที่เราควรใส่ใจที่สุด คือ การวางแผนด้านเอกสารที่ถูกต้อง เพราะสามารถช่วยให้เราประหยัดเวลา แถมยังจัดการธุรกิจได้สะดวกขึ้นอีกเยอะเลยละคร้าบบ