สวัสดีครับเพื่อนๆพี่ๆน้องๆทุกคน กลับมาพบกันอีกแล้วครับกับ TAXBugnoms เจ้าเก่าที่จะมาชวนคุยแบบเหงาๆ ในเรื่องของภาษี เพราะบทความประจำคอลัมน์ “ภาษีธุรกิจ” ในวันนี้จะเผยเทคนิคที่เรียกว่าพิชิตพี่ๆสรรพากรกันไป (แหม่.. ว่าเข้าไปนั่น) เพราะมันเป็นเรื่องของ “รายจ่ายต้องห้ามที่ต้องนำมาคำนวณกำไรสุทธิทางภาษี“ หรือพูดสั้นๆคือวันนี้เราจะคุยกันครับว่า “ทำอย่างไรให้ค่าใช้จ่ายของเราเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้” นั่นเองครับ

ก่อนอื่น.. ผมขออนุญาตย้อนไปอธิบายเรื่องเล็กๆน้อยๆ อย่างการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีก่อนนะครับ เพราะหลายคนยังไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างทางบัญชีและภาษี และมักจะเข้าใจว่า รายจ่ายทุกอย่างที่เราจ่ายนั้นสามารถเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้หมดเลย!! แต่ประเด็นคือ รายจ่ายเหล่านั้นไม่สามารถเป็นรายจ่ายของธุรกิจได้ครับ เพราะหลักการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลนั้น มันต้องเริ่มต้นจากการเข้าใจเรื่องของกำไรขาดทุนสุทธิทางภาษีกันก่อน โดยตรงนี้ผมแนะนำให้อ่านบทความ : ทำไมธุรกิจขาดทุนถึงยังต้องเสียภาษี นี่คือเหตุผลที่คุณต้องอึ้ง!! ให้เรียบร้อยก่อนนะครับ

กำไร (ขาดทุน) ทางภาษี คือ
กำไร (ขาดทุน) ทางบัญชี + รายได้ที่ให้ถือเป็นรายได้ + รายจ่ายต้องห้าม – รายได้ที่ได้รับสิทธิยกเว้น – รายจ่ายที่หักได้เพิ่มขึ้น

ทีนี้ตัวที่เราต้องสนใจมากๆ และเป็นปัญหาก็คือตัวค่าใช้จ่ายครับ เพราะรายจ่ายที่มีปัญหาทางภาษีที่ไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายได้นั้นต้องถูกบวกกลับไปตามกฎหมายที่ว่านี้ครับ!

แต่แล้วก็เหมือนพระเจ้ามาโปรด!!!!!!!!!!!!!!!! อยู่ดีๆทางพี่ๆสรรพากรก็ได้ออกคู่มือน่ารักน่าลุ้นออกมาหนึ่งชุด มีชื่อว่า การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายได้ เพื่อให้เป็นแนวทางในการจัดการเรื่องนี้ครับ ดังนั้นถือเป็นเรื่องดีที่ผมจะรวบรวมเรื่องนี้มาสรุปเป็นบทความนี้นั่นเองครับผม

โดยหลักการของคู่มือฉบับนี้จะให้น้ำหนักไปที่ “ประเด็นรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ” ซึ่งนั่นแปลว่าต้องมีการจ่ายจริงและเกี่ยวข้องกับกิจการของเราก่อนนะครับ ดังนั้น รายจ่ายที่ไม่มีเอกสาร ไม่ได้จ่ายจริง หรือไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ แบบนี้ไม่สามารถเอามาเป็นหลักฐานการใช้จ่ายได้ตั้งแต่แรกแล้วครับ (อ่านบทความเพิ่มเติมที่ 3 ขั้นตอนง่ายๆ เพื่อไม่ให้รายจ่ายธุรกิจคุณมีปัญหากับสรรพากร!!)

ทีนี้ไม่ว่าจะกรณีไหนก็ตาม ทางพี่ๆสรรพากรก็จะให้แนวทางที่คล้ายคลึงกัน นั่นคือต้องมีเอกสารหลักฐานต่อไปนี้เพื่อให้สามารถเป็นค่าใช้จ่ายครับ

1. เอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน
2. ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปา แต่สามารถพิสูจน์ได้ว่ากิจการของเรานั้นเป็นผู้จ่ายเงินจริง
3. จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) พร้อมกับมีหลักฐานการจ่ายเงินที่เชื่อถือได้ เช่น หลักฐานการโอนเงิน หรือ การแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนในกรณีที่จ่ายเป็นเงินสด

ทีนี้เราจะทำให้มันเป็นรายจ่ายทางภาษีได้อย่างไรล่ะเนี่ยยย ในกรณีผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน  เนื่องจากกฎหมายเราว่ากันที่หลักฐานเป็นหลักครับ ถ้าหากไม่มีหลักฐานก็ย่อมที่จะไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้  และถ้าหากไม่มีหลักฐานการรับเงินแล้วล่ะก็ สิ่งที่เราต้องทำ คือ หาหลักฐานการรับเงิน หรือ ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ ซึงมีหน้าตาดังนี้

แต่ถ้าหากผู้รับไม่ออกหลักฐานจริงๆ สิ่งที่ต้องจัดทำคือ ใบสำคัญรับเงิน ที่ผู้รับยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงินให้กับเราครับ

หรือกรณีสุดท้าย กรณีที่เป็นการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ สิ่งที่ควรทำคือให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าวและจัดทำเอกสาร ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

นั่นคือหลักฐานแรกในส่วนของผู้รับที่ใช้เป็นหลักฐานว่ามีการจ่าย แต่ถ้าไม่มีจริงๆการจัดทำใบสำคัญจ่ายของผู้จ่ายที่ระบุรายละเอียดตามต่อไปนี้ก็ถือว่าสามารถใช้เป็นหลักฐานได้ โดยใบสำคัญจ่ายควรระบุข้อความต่อไปนี้

- ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน
- วันที่จ่ายเงิน
- ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
- ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
- มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

และมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินต่างๆ ได้แก่

- สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่า ได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ สำเนาใบโอนเงินธนาคารหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น
- บัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)

รวมถึงเอกสารการพิจารณาอื่นที่เกี่ยวข้องในแต่ละกรณี เช่น รายงานการประชุมที่มีมติอนุมัติให้ถือเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร การอนุมัติรายจ่ายค่ารับรอง สัญญา ฯลฯ

สุดท้ายคือ ถ้าหากต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้วล่ะก็ การมี “หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย” ก็จะสามารถทำให้รายการดังกล่าวเพิ่มความน่าเชื่อถือและถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายทางกฎหมายได้อย่างไม่มีปัญหาเลยล่ะครับ

สรุปหลักการใช้เป็นรายจ่ายสั้นๆ เพื่อไม่ให้มีปัญหากับพี่สรรพากร

เอาล่ะครับ.. ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่คนทำธุรกิจควรจะรู้เพื่อไม่ให้มีปัญหากับการคำนวณภาษีกับทางสรรพากรครับ และผมขอสรุปขั้นตอนสั้นๆ ให้ฟังดังต่อไปนี้ครับ 

1. หลักฐานแรกที่ควรมี คือ หลักฐานจากฝั่งผู้รับ ซึ่งจะยืนยันความน่าเชื่อถือของการได้รับเงินมากยิ่งขึ้นเพราะเป็นหลักฐานจากภายนอก แต่หากหาไม่ได้ก็อาจจะใช้หลักฐานจากภายในแทน เช่น หลักฐานการเบิกของพนักงาน หลักฐานใบสำคัญจ่าย การอนุมัติต่างๆ

2. หลักฐานประกอบการจ่ายเงิน จะทำให้น่าเชื่อถือมากขึ้น ตั้งแต่ การจ่ายเงินเป็นเช็ค การจ่ายเงินแบบโอนเงิน สำเนาบัตรประชาชนที่เซ็นรับรอง หรือการมีเอกสารเกี่ยวข้องต่างๆที่ใช้ในการพิจารณาอนุมัติ

3. หากรายจ่ายดังกล่าวกฎหมายกำหนดให้มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรจะหักและนำส่งและนำหลักฐานมาประกอบให้เรียบร้อยด้วยครับ

4. รายจ่ายในข้อ 1-3 นั้นต้องไม่ต้องห้ามตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งตรงนี้ศึกษาเพิ่มเติมได้ตามมาตรา 65 ตรีแห่งประมวลรัษฏากรครับ

สุดท้ายนี้ผมหวังว่าแนวทางการบันทึกค่าใช้จ่ายพร้อมหลักฐานประกอบที่ถูกต้องนี้ คงจะช่วยให้เพื่อนๆพี่ๆน้องๆหลายคนที่กำลังวางแผนภาษีธุรกิจทำได้ง่ายขึ้นและถูกต้องมากยิ่งขึ้นนะครับ หากใครสนใจเรื่องนี้เพิ่มเติมก็สามารถดาวน์โหลดเอกสารประกอบได้ที่ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ที่เวปไซด์กรมสรรพากรได้เลยครับ